商协会秘书必看，文件归纳整理诀窍都在这了！

文件整理的重要性不言而喻，不但影响日后找资料的效率和准确性，还为重要资料的档案存档起到关键作用。作为商协会秘书，整理资料也是必备工作之一，可从以下两个方面进行整理、规范：

一、文件分类方法      （1）商会各类文件：包括上级文件、红头文件、各项制度、变更备案等子文件夹，逐级细分便于查找。
（2）会际交流：收录同级商会的邀请和上级部门的活动信息，及时掌握行业消息和建立外部合作关系。
（3）大事记：大事记也不全是大事，但记录着商会大大小小的新闻稿及相关图片，记录商会发展历程。（4）各类会议：分别整理会员大会、理事会议、会长办公会议和秘书处会议，帮助会议工作更加有序。（5）常用资料：主要包括商会logo、法人登记证、会员数据库等，随时查用的资料。
当然，有些文件会存在交叉重复保存，例如，会长办公会议报道保存在“大事记”里，同时又是会议，就又保存在“会议”这个文件夹里，这是没法避免的问题。

二、文件命名方法     可以用3W 法给文件命名，好的命名＝详细的命名，详细的命名会覆盖最多的关键词，好找，好记，好看。所谓"3 W "要素， 就是When , Who , What 。

（1）WHEN ( 时间 )：时间要规范，推荐按照年月日的顺序统一为8位或者6位数字，比如20230425或230425。（2）WHO ( 谁 )：考虑文件涉及到的人，可以在文件名中加上姓名或者是职位信息，如：“会长XXX ”。

（3）WHAT ( 内容 )：文件名要准确反映出内容，以便于日后查阅和使用。为了避免回头一看，自己也不知道文件是用来干嘛的，给文件命名不能含糊！如“五届一次会员大会工作报告”。

凡事必作于精而成于细，商协会秘书熟练掌握文件分类方法以及“3W”命名方法，保存文档随时做好分类